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1. 사업주체의 공동주택 입주 전 관리업무
(1) 사업주체의 입주대비 현장점검
입주예정 단지에 대한 현장점검을 실시하여 입주 후 예상되는 하자 및 민원사항을 사전에 파악하여 시정토록 하고, 향후 설계·시공 및 영업에 반영될 수 있도록 보고한 후 유관 부서에 통보한다.
1) 입주대비 현장점검은 입주자 사전점검과 입주 지원으로 구분한다[표].
2) 단지 인계인수
관리사무소와 현장과의 시설물 인계인수는 입주일부터 10일 이내에 함을 원칙으로 하되, 인계인수내용은 반드시 문서로 작성하여 보관해야 한다.
3) 비상대책 수립
입주점검 또는 입주가 불가능하거나, 곤란하다고 판단되는 경우 즉시 보고 후 비상대책을 수립해야 한다.
(2) 사업주체의 입주 전 관리업무
1) 경비초소 위치 확정
설계팀의 요청에 의하여 사업계획승인신청시 관리비 경감을 고려해 경비초소의 위치 및 수량을 확정 설계에 반영토록 한다.
정문 초소의 운영 여부는 관리비 분석 결과에 따라 결정한다.
2) 관리사무소 개설 계획 및 관리방법의 결정
① 공동주택을 건설한 사업주체는 입주 30~40일 전까지 시설현황, 투입인원, 예상 관리비 등을 파악·분석하고, 입주예정자의 과반수가 입주를 완료할 때에는 입주자에게 그 사실을 통지하고 당해 단지의 관리방법을 결정해야 한다.
② 입주자는 사업주체로부터 관리 요구를 받은 때에는 그 요구를 받은 날부터 1월 이내에 입주자대표회의를 구성하고, 당해 공동주택의 관리방법을 결정(주택관리업자에 의한 관리방법을 선택한 경우에는 그 주택관리업자의 선정을 포함한다)하여 이를 사업주체에게 통지하고 관할 시장 등에게 신고해야 한다.
③ 사업주체는 입주자대표회의로부터 관리방법 결정 통지가 없거나, 자치관리기구의 구성이 없을 때에는 주택관리업자를 선정해야 한다. 이 경우에 사업주체는 입주자에게 그 사실을 통지해야 한다.
④ 입주자대표회의가 공동주택을 자치관리하고자 할 때에는 요구일로부터 6월 이내에 대통령령이 정하는 기술인력 및 장비를 갖춘 자치관리기구를 구성해야 한다.
⑤ 사업주체는 자치관리기구가 구성되거나 주택관리업자가 선정된 경우에는 당해 관리주체에게 공동주택의 관리업무를 인계해야 한다.
3) 사업주체의 입주자 생활안내 책자 제작 및 보관
입주 5일 전까지 현장 및 사업주체에 의뢰하여 당해 단지에 적합하게 수정, 보완된 입주자 생활안내 책자를 제작하여 관리사무소에 송달한다.
4) 단지 내 설치물 발주
① V/I에 의한 단지 내 설치문(LOGO, 단지 안내도, 방향 표지판, 동호안내판, 지하주차장 표시판, 게시판, 유도안내판 등)의 위치와 수량을 검토하여 현장과 협의 후 사용검사신청일 이전까지 설치될 수 있도록 업체에 발주하고 그 결과를 관련 부서(조경팀, 현장)에 통보한다.
5) 관리사무소 직원의 채용 및 사전 투입
관리사무소 직원의 채용 등 인사 관련 사항은 자치관리의 경우 입주자대표회의 관리규정 지침에 따르며 위탁관리의 경우 위탁관리업체의 규정 또는 지침 등에 따를 수 있다.
① 채용절차 및 협의채용 대상자
② 근로계약, 취업규칙, 감시단속 제외인가
③ 입주 전 직원투입 및 비용부담
위탁관리업체는 사업주체의 사전승인을 득해 관리직원을 사전에 투입한다.
6) 환경관리 교육
입주 전 관리사무소장에게 환경보전과 관련한 법규에 대한 사전교육을 실시하고 추후 이의 이행여부를 지도, 점검한다.
7) 관리사무소 개설
관리사무소장은 입주 2일 전까지 아래 사항의 준비를 완료한다.
① 직원배치 및 비품투입
가. 직원의 배치
관리사무소 직원은 각 직종별로 근무복 및 장구(경비용품, 리본, 완장 등)를 착용하고 정상근무가 가능토록 해야 하며, 관리사무소장은 이를 위한 준비와 교육을 철저히 해야 한다.
나. 비품투입
관리사무소장은 현장소장과 협의하여 민원 접수대를 설치하고, 필요한 사무기기와 공구, 기구, 비품을 비치해야 한다.
② 광고업체의 사무용품기증
관리사무소장은 광고업체와 계약서를 작성하여 광고물과 기증품목을 정하되, 광고물은 시설물의 미관을 해치지 않도록 필요한 최소한의 것만을 설치토록 하고 기증품은 다음 사항을 정한다.
- 입주안내판(입주절차, 유의사항, 불법구조변경), 단지현황판, 플래카드
- 각종 인감, 직인 등의 인장
- 관리사무소 유도 안내판, 불편사항 신고 접수처 안내판
- 잔금 납부, 입주증 발급, 선수금 수납, 열쇠불출 안내판 및 관리소장 명판
- 경비초소, 출입통제구역 안내 등의 표지판
- 기타 필요한 물품
③ 용역계약 및 보험계약 체결
용역계약 : 청소, 소독, 오물수거, 연료(유류, 가스), 약품(방청제, 청관제, 소독제, 종균제), 승강기유지보수계약, 승강기정기검사, 검사대상기기계속검사, 오수정화시설청소계약, 토양오염도측정 검사계약, 대기, 수질측정계약, 기타
보험계약 : 화재보험, 곤돌라 보험, 건강보험, 국민연금, 고용보험, 기타
관리사무소장은 입주 전까지 다음 해당 사항에 대한 계약체결을 완료해야 한다.
- 화재보험은 피해액의 100%를 보상받을 수 있도록 가입금액을 정한다.
- 용역계약은 예산에 준해 체결하고 입주 전에 체결하기 곤란한 경우 입주 후에 체결할 수 있다.
- 기타 필요한 사항은 관련 법규 및 예산안을 참고한다.
④ 서식 및 사무용품
사업주체는 입주자 생활안내 책자(관리규약 등) 및 광고업체의 기증품목 외에 어떠한 지원도 하지 않고 있는 바 이외의 모든 서식 및 사무용품을 준비해야 한다.
⑤ 금융기관 선정 및 통장 개설
거래은행은 입주자 및 관리사무소가 이용하기에 편리한 곳을 선정하여 관리사무소의 명의로 구좌를 개설해야 한다.
8) 단지의 점검 및 인수
① 단지의 점검
가. 관리사무소장은 입주 전까지 공용부분과 세대 전용부분의 이상 유무를 별도로 정하는 양식에 의해 점검한다.
나. 점검 결과 단지의 인수가 불가능한 경우 즉시 그 사유를 사업주체에게 보고해야 하며, 사업주체는 현장 및 관련 부서와 협의해 대책을 수립한다.
② 전부 또는 부분 인계인수
관리사무소장은 단지 점검 결과 이상이 없다고 판단되면 현장소장과 인계인수서를 작성해 시설물을 인수해야 한다. 관리소장은 지적된 사항에 대한 처리계획서를 첨부해 입주 전까지 부분 인계인수를 할 수 있다.
③ 책임의 한계
입주 전 단지 인계인수가 불가능한 경우 입주 이후에도 현장소장은 시설물에 대한 관리 책임을 관리사무소장과 공동으로 부담한다.
9) 전입신고 대행
관리사무소장은 동사무소와 협의해 통·반장 선임 전까지 전입신고업무를 대행하고, 이를 위해 전입신고용지를 관리사무소에 비치한다.
10) 사업자등록
관리사무소장은 부가가치세법 제35조에 의하여 관리사무소 개설일로부터 20일 이내에 관할 세무서에 사업자등록을 하고 등록증을 교부받아야 한다.
2. 입주 이후 관리업무
(1) 입주 최종점검 및 주요 업무처리 절차
1) 최종 점검사항
관리사무소장은 입주 개시 2일 전까지 현장과 함께 입주 전까지 아래의 주요사항을 최종점검, 보완 후 전체 지원을 입주지원체제로 편성, 운영한다.
2) 입주절차
입주증 발급 지정기간은 일반적으로 입주개시 2일 전부터 입주기간 종료일까지다.
① 관리사무소장은 입주증을 제출하지 않은 세대에 대하여 관리계약 체결 및 관리비 선수금을 수납해서는 안된다.
② 관리사무소는 열쇠불출증 원본을 현장에서 보관하고 있는 부분과 대조해 실제 열쇠불출 여부를 매일 확인하고, 현장으로 하여금 열쇠불출대장에 불출일자와 함께 인수자 서명, 날인을 받도록 한 후 이를 현장철수 전 인수한다.
③ 열쇠불출일자는 입주일자로 간주되어 관리비 부과의 기준이 된다.
④ 입주시 관리사무소와 현장은 입주자와 함께 계량기 및 세대시설물을 확인한다.
3) 입주초기 하자보수 절차
① 현장에서는 입주자 사전점검시 지적된 사항을 우선적으로 처리한다.
② 입주 초기의 하자보수 업무를 신속, 원활히 하기 위하여 접수창고를 현장으로 단일화하여 안내하되, 관리사무소장은 관리사무소에 신청되는 하자도 접수하여 현장으로 이첩함으로서 입주자의 불편이 없도록 한다.
③ 현장 및 관리사무소는 하자접수대장을 비치하고 절차에 따른 조치결과를 일일 확인한다.
④ 현장 철수 전까지 미처리된 하자내역은 관리사무소장이 인수하여 사후관리에 차질이 없도록 한다.
⑤ 현장 및 관리사무소는 하자처리가 곤란하거나, 지연되는 경우 그 사유 및 일정을 안내해 입주민의 불만을 해소하도록 노력해야 한다.
4) 입주자 홍보
관리사무소장은 시설물 이용과 관리에 관한 사항을 관리사무소 및 동현관 입구에 게시하고, 안내방송을 통하여 충분히 홍보함으로써 시설물 보호 및 입주편의를 위해 노력 해야 한다.
5) 입주희망일 입주 지원
관리사무소는 사업주체와 협조해 입주예정세대 현황을 파악하여 특정일에 입주가 집중되는 경우 입주지원방안을 수립해야 하며, 입주희망일자를 변경토록 유도하는 것을 지양해야 한다.
6) 입주현황 보고
관리사무소장은 아래와 같이 입주기간 동안 입주현황을 매일 사업주체에 보고해야 한다.
7) 입주 후 종합점검 및 보고
① 관리사무소장은 입주 후 1개월 경과시 단지 인계인수서를 참고해 시설물 보수현황을 점검하고, 입주자 현황을 분석함으로서 관리업무의 효율을 제고하도록 함은 물론 주요사항을 발췌하여 사업주체에 보고한다.
② 관리사무소장은 종합점검 결과를 매 1개월 단위로 수정, 보완하고 주요사항을 발췌하여 사업주체에 보고한다.
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